Klassifizierung
Eine Klassifizierung beschreibt eine strukturierte Sammlung von Klassen, die zu einer sinnvollen Einteilung oder Einordnung verwendet wird. Die jeweiligen Klassen werden anhand ihrer charakteristischen Merkmale ausgeprägt. Jede Klasse kann bei Bedarf weiter unterteilt werden, um eine möglichst präzise Zuordnung zu erhalten.

Beispiele:

- Warengruppen, z.B. ecl@ss
- Materialgruppen
- Beschaffungsmärkte
- Prozesse
- Dienstleistungs-Kategorien
- ...
Die Klassifizierung dient also zur Identifikation, Strukturierung und Zusammenfassung von Content oder Objekten.
Spezifikation
Spezifikation ist die Beschreibung von Elementen, die durch die Klassifizierung geordnet wurden. Das Ziel der Spezifikation ist es, relevante Merkmale nebst Toleranzen zu bestimmen und in messbare Größen oder Zahlenwerte umzuformulieren. Eine andere Bezeichnung für Spezifikation ist der vereinfachte Entwurf.

Typische Spezifikationsmerkmale sind z.B.:

- Art der Leistung
- Güte
- Maße
- Gewicht
- Farbe
- Oberflächenbeschaffenheit
- Material
- Toleranzen
- Normen und Zertifikate
...

Ergänzt werden die Material- oder Leistungsspezifikationen durch Prozessspezifikationen, wie:

- Termine
- Fristen
- Reaktionsgeschwindigkeit
- Ausführungsvorschriften
- gesetzliche Regelungen

sowie durch Vorgaben zu Herstellern, Lieferanten oder Märkten.

Die Spezifikation ist abhängig von der Art und Umfang:

- der Branche des Nachfragers sowie des Anbieters
- der Kritikalität der benötigten Leistungen
- der Anforderungen der Prozesse
- den begleitenden Bedingungen wie Termine, Kommunikationsregeln, Zahlungsmodalitäten...

Die Gesamtheit der Anforderungen wird im Lastenheft erfasst.
Durch Bestätigung des Lieferanten erfolgt die Wandlung vom Lasten- zum Pflichtenheft.
Bedeutung der Spezifikation für den Einkauf:

Eine detaillierte Spezifikation ist die Grundvoraussetzung für eine qualitativ hochwertige Ausschreibung.

Die Inhalte einer Spezifikation sollten grundsätzlich alle relevanten Parameter hinreichend beschreiben.
Dieser Umstand ist insofern notwendig, um eine objektive Vergleichbarkeit der Angebote auch zum Status quo zu errmöglichen.

Ebenso sollten die Preise/Kosten, Mengen, Termine sowie der Lieferort, die Qualität und die Rahmenbedingungen festgelegt werden, um die Qualitäts- und Leistungsansprüche des Anforderers zu berücksichtigen und die Liefer- und Leistungsfähigkeit des Lieferpartners langfristig sicher zu stellen (z.B. bei Lieferkontrakten, Serviceleistungen oder zur Sicherung von Mangelhaftungs- und Garantie- oder Regressansprüchen).

Unzureichnede Spezifikationen führen oft zu Verzögerungen, nachträglicher Spezifikationsanpassungen, zu Rückfragenoder gar zur erneuten Ausschreibungen des Bedarfs. Zu guter Letzt wird mit einer ausreichenden Spezifikation die Gefahr einer Falschlieferung minimiert.